PDF形式での入稿が適している理由
印刷会社へ渡すデータにはさまざまな形式がありますが、PDFはレイアウトやフォント、画像などを一つのファイルにまとめやすい形式です。
Illustrator形式やPhotoshop形式と比べて、PDFが印刷入稿に利用される主な理由を解説します。
レイアウトと必要な情報を一つのファイルにまとめやすい
PDFは文書や画像のレイアウトを維持しやすく、正しく作成されていれば、必要な情報を一つのファイルにまとめて受け渡せます。
PDF以外の形式で起こりやすい問題を、Illustratorデータを例に見ていきましょう。
Illustratorでは、リンク画像が入稿データに含まれていないと、画像が見つからないことを示すエラーが表示されます。
また、入稿先のパソコンに使用したフォントがない場合、文字が別のフォントへ置き換わったり、正しく表示されなかったりすることがあります。
使用したフォントがパソコンにある場合
使用したフォントがパソコンにない場合
※ピンク色の部分は、フォントが見つからない箇所を示しています。
PDFへ適切に変換しておくことで、リンク画像の不足やフォントの置き換わりなど、入稿先の環境によって起こる問題を減らせます。
異なるパソコン環境でも確認しやすい
PDFはWindowsやMacなど、異なるOSやソフトウェア環境でも同じファイルを開いて確認しやすい形式です。
ただし、PDFの作成方法によってはフォントや画像に問題が残ることがあるため、書き出し後の確認も重要です。
フォントを埋め込める
PDFには、使用したフォント情報をファイル内へ埋め込める場合があります。フォントが正しく埋め込まれていれば、別のパソコンで開いたときに文字が置き換わるリスクを減らせます。
PDF変換後は、見た目だけでなく、プロパティ画面からフォントの埋め込み状態を確認してから入稿しましょう。
PDF入稿前の確認事項
PDFを書き出した後は、入稿前にフォント、ページサイズ、セキュリティ設定を確認しましょう。PDF閲覧ソフトのプロパティ画面から確認できます。
PDFプロパティの開き方
画面左上の【ファイル】をクリックします。
【プロパティ】をクリックすると、PDFの文書情報を確認できます。
ショートカットキーでも開くことができます。
- Windowsの場合
Ctrl+D
- Macの場合
⌘command+D
フォントの埋め込みを確認
変換したPDFにフォントが埋め込まれているかを確認し、文字が別のフォントへ置き換わるリスクを減らしましょう。
フォントが埋め込まれている例
プロパティの【フォント】タブを開きます。画像の赤枠のように「埋め込みサブセット」などと表示されていれば、そのフォント情報がPDF内に含まれています。
ページサイズを確認
作成したい仕上がりサイズになっているか、必要に応じて塗り足しを含むサイズになっているかを確認しましょう。
ページサイズの確認方法
プロパティの【概要】タブを開き、ページサイズを確認します。背景を用紙の端まで印刷する場合は、仕上がりサイズに必要な塗り足しが含まれているかも確認してください。
印刷や編集を制限するセキュリティ設定を確認
PDFにパスワードや印刷・編集制限が設定されていると、印刷会社でデータを開けなかったり、印刷工程に必要な処理ができなかったりする場合があります。
セキュリティ設定の確認方法
プロパティの【セキュリティ】タブを開きます。画像の赤枠のように「セキュリティなし」、青枠のように必要な操作が「許可」になっていることを確認してください。
PDF変換後にこれらを確認することで、データ不備による再入稿を減らし、印刷工程をスムーズに進めやすくなります。
Word・Excel・PowerPointごとの書き出し手順は、上部の「Officeソフト別 PDF変換ガイド」から確認できます。
