Excel編 Excelから印刷用PDFへ変換する方法

PDF変換前の確認と画像圧縮の設定

PDFへ変換する前に、Excelの印刷プレビューで印刷範囲やページ数を確認します。表や画像が途中で切れていないか、用紙の向きとサイズが合っているか、不要な空白ページが含まれていないかを確認してください。

• 印刷範囲と改ページ位置が意図した状態になっている
• 用紙サイズと縦・横の向きが注文内容に合っている
• 拡大・縮小によって文字や画像が小さくなりすぎていない
• 背景を用紙の端まで印刷する場合は、必要な塗り足しを考慮している

画像をなるべく高画質のままPDFへ変換するため、次の設定も確認します。この画像圧縮の設定は、Word・Excel・PowerPointで共通して利用できます。

【その他】から【オプション】をクリックします。

【詳細設定】を開き、【イメージのサイズと画質】にある【ファイル内のイメージを圧縮しない】へチェックを入れて、【OK】をクリックします。

ExcelからPDFへ変換する手順

ExcelファイルをPDF形式で保存します。保存するだけでなく、オプションと画像品質を確認してから書き出します。

画面左上の【ファイル】をクリックします。

【名前を付けて保存】をクリックします。

ファイル形式の【Excel ブック（*.xlsx）】をクリックして、保存形式の一覧を開きます。

【PDF（*.pdf）】を選択し、【その他のオプション】をクリックします。

保存画面の【オプション】をクリックします。

画面例に合わせて【アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ】と【PDF/A 準拠】のチェックを外し、【OK】をクリックします。

【保存】の左側にある【ツール】を開き、【図の圧縮】をクリックします。

【高品質：元の画像の品質を保持】を選択し、【OK】をクリックします。

【保存】をクリックするとPDFが作成されます。

PDF変換後の確認ポイント

保存が完了したら、作成されたPDFを開き、Excelの画面や印刷プレビューと見比べます。次の項目を確認してから入稿してください。

• ページサイズ、縦・横の向き、ページ数が注文内容と一致している
• 表、文字、画像、罫線が欠けたり、別ページへずれたりしていない
• 小さな文字や細い罫線が読み取れる状態になっている
• 画像が粗くなっていない
• 不要な空白ページやシートがPDFに含まれていない
• パスワードや印刷制限などのセキュリティが設定されていない

PDFのフォント、ページサイズ、セキュリティ設定の確認方法は、Officeソフトから印刷用PDFへ変換する方法で詳しく案内しています。背景を仕上がり位置まで配置するデータは、塗り足し（断ち落とし）の作り方もご確認ください。

PDFに問題がなければ、入稿ガイダンスに沿ってデータをお送りください。